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飛書速度:籌備20億春晚紅包,抖音團隊只用了27天
2022-05-27

"20億紅包、27天、1000多人協同......時間緊、任務重,抖音團隊使用飛書OKR 設定清晰統一的目標;以飛書文檔作為人員協作、信息流轉的中心;使用飛書表格管理項目,各團隊間的配合嚴絲合縫,這才讓春節紅包項目圓滿落地。"

春晚紅包團隊

抖音





公司介紹

2021 年的春節,抖音上線了春節紅包活動“團圓家鄉年”,共計發出 20 億元紅包。然而這個項目背后,是對抖音團隊的巨大挑戰:時間緊、任務重。從與春晚確定合作關系到春晚舉辦,抖音團隊只有短短 27 天籌備時間。這么短的時間內,需要協調多個部門 1000 多人參與到項目中來。如此繁重的工作、龐大的團隊,抖音團隊是如何迅速組織作戰的?秘密武器就是飛書。

用飛書對齊 OKR,團隊目標清晰統一

OKR 就是 Objectives & Key Results,目標與關鍵成果法,是一套明確和跟蹤目標及其完成情況的管理工具和方法。字節跳動從創立之初,就開始使用 OKR。從早期使用別的工具寫,到后來專門開發了飛書OKR,將方法沉淀到工具。

為什么相比于傳統的 KPI,OKR 可以更有效地讓團隊明確目標,并向著目標全力前進呢?

1.OKR 在上下級之間對齊,且在公司范圍內公開透明。員工能看到每一層上級的 OKR,甚至一直看到 CEO 的 OKR,可以形成全局觀念,了解自己的工作如何支撐整個公司或項目實現大的目標、自己作為一環貢獻了什么樣的價值,而不是只盯著劃給自己的一個 KPI 指標數字。

2.OKR 不直接與績效考核掛鉤,同時 OKR 也可以根據當前的需求進行靈活調整。在有抖音春晚紅包這樣的臨時項目的時候,員工不會感覺到抗拒,或者擔心項目和自己本身的 KPI 年度目標和績效考核產生沖突,正是因為大家都在根據“實現春晚紅包項目”這一目標做自己的目標拆解。員工不會畏懼制定高目標而被影響到績效:在績效考核時使用“360度評估”,員工的上級、合作方等都會參與評價,員工為目標所作出的努力、取得的成果,大家都會看在眼中。

抖音紅包項目啟動時,團隊成員就快速更新了自己的 OKR、 并上下級之間對齊 OKR。不僅每位成員明確了自己的工作目標,在飛書當中點開任意一位同事的頭像,都可以查看了解他/她的 OKR 信息,降低了很多團隊中溝通、協同的門檻。



用飛書文檔協作和溝通,團隊配合順暢無間

上千人的項目,如何有效協同和溝通呢?如果是借助一個大型群聊,有用的關鍵信息經常會被淹沒在雜亂的討論中;如果是借助組織架構,進行層層向上匯報和向下通知,不僅效率低下,還難以避免會有信息丟失。

抖音春晚紅包團隊使用的方式是,將文檔作為所有人員的指揮站和所有信息的中心樞紐,人圍繞著文檔展開工作。

相關人員為項目分門別類建立了詳細的文檔,包括準備期的研發安排,春晚當晚的活動劇本,幾次演練的流程,以及應急預案等等。不僅是所有的相關信息都沉淀在文檔當中供大家查看,項目成員的分工也一樣在文檔中被用 @ 進行了明確標示。 當一位成員被 @ 出來的時候,他在會話界面就會收到一條消息推送,確保信息不會因為“沒有看到”而丟失。在這個過程中,文檔沒有被發送給這位成員,而是成員接到通知,來到文檔查看并領取自己的任務。


使用文檔的另外一大好處就是大幅減少了開會的需要,從會議的同步溝通模式,轉變為文檔的異步溝通模式。會議要求所有人都在線,一人發言,其他人聽,很多關鍵信息在走神中被錯失。而且會議時間有限,有時并不能很好地討論出滿意的結論。而在文檔上,可以 @ 相關的同事,一方面對方通過閱讀就獲取了需要了解的信息,另一方面對方可以自己安排時間進行思考和輸出。比如說,項目組要對所有可能出現的意外情況進行羅列,一個“同步”開的會議,只能 1-2 小時大家現場討論。而一個“異步”寫的文檔,可以在很長的時間范圍里不斷被豐富。

飛書讓千人量級的團隊協作井井有條、順暢無間。不是文檔圍著人轉,而是人圍著文檔轉。


用飛書表格做項目管理,便捷與高效兼得

研發部、產品部、市場部、法務部、運營部......在這樣一個爭分奪秒的項目里,這么多的部門都需要參與其中,項目管理必不可少。如何協調各個部門和團隊之間嚴絲合縫地高效配合,不浪費一點時間?項目管理團隊并沒有使用復雜的工具,而是直接用飛書表格高效地解決了問題。

在表格中每一列代表一天,項目的進度被細化到了以天為單位。每一行是一個團隊,都有相應的負責人被 @ 出來。和文檔一樣,當成員在表格中被圈出來時,他/她一樣會在會話窗口收到提醒,這就是飛書各個模塊打通所帶來的順暢體驗——在即時通訊的會話窗口里,能看到文檔、表格、OKR、審批等等所有類型消息。

在春晚紅包項目中,團隊負責人們每天對著這個表格快速開個會,確認一下當前的進度,看是否需要調整計劃,大家“校準”時間之后再同步給自己團隊的成員。

使用飛書做項目管理,無需學習復雜的工具,用一張表格,就可以便捷聯通事項、時間和負責人。


在新春的歡樂氣氛中,抖音春晚團隊為全國人民發放了 20 億紅包。這背后不僅有 1000 余人團隊 27 天奮戰的奇跡,還有飛書這樣一款覆蓋了目標管理、協作與溝通、項目管理方方面面的辦公神器。





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