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西貝攜手飛書,用統一的數字化底座支撐 300 余家門店高效運營
2022-10-10

西貝自 2022 年選擇全員使用飛書,實現總部和門店的高效協同,并通過飛書 OKR 強化組織戰略落地,打造餐飲行業數字化最佳實踐。


公司介紹

西貝是中國餐飲百強企業,旗下西貝莜面村是國內中式正餐經營規模最大的品牌。西貝 1988 年創立于內蒙古臨河,擁有西貝莜面村、賈國龍功夫菜、西貝海鮮、九十九頂氈房四大品牌。 2020 年 6 月,入選“ 2019 年中國餐飲企業百強”,2021 年 12 月,入選 2021 內蒙古民營企業 100 強名單。


用飛書構建一站式協作平臺, 1 秒將重要信息傳達全國 370 家門店

作為全國最大的中式正餐連鎖企業,創立 34 年來,西貝在全國 58 個城市開設了 370 家直營門店,員工 26000 人,每年服務 7000 萬消費者。業務的快速成長,讓組織也面臨更大的挑戰。如何做強總部的專業化分工、實現各專業職能部門的橫向打通,增進部門之間的協同關系,加強總部到全國門店的順暢溝通,成為西貝在數字化經營過程中面臨的重要挑戰。

完成向飛書的遷移后,西貝用飛書打通全員通訊錄,總部可即時聯系到任意門店的任意一個員工,員工間可設置精細的溝通權限管控,找人、溝通都更便捷。使用飛書會議異地溝通,支持千方同時參會,一鍵發起企業內直播,讓會議更高效。會后飛書妙記自動生成錄像及逐字稿,1.8 萬字會議紀要只需 5 分鐘,準確率高達 98% 以上,讓會議結論有據可循。

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西貝還將公司內的各類文檔遷移到飛書文檔中,并使用知識庫實現重要信息的整合、沉淀。

使用飛書前,資料沉淀在本地文件中,文件傳達到全國員工,需員工層層復制轉發、效率低。

使用飛書后,可以用一個在線鏈接,和所有員工分享最新版本內容,并支持隨時更新。文檔權限可嚴格管控,限制復制和下載權限,僅限內部查閱,重要信息可 1 秒加急上萬人,使命必達。

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用飛書,僅需 1 小時搭建業務表格管理供應商抽檢、開票工單

餐飲上下游環節眾多,有大量非標準化的業務場景。這些業務場景無法通過成熟第三方系統實現業務數字化,而團隊靠填表、傳文件、人工匯總的方式運轉,又低效繁瑣。飛書多維表格可靈活搭建輕便的業務數字化工具,系統“想要就能有”,最快 1 小時即可上線。

比如,西貝食品安全巡視組會定期進行供應商、門店的抽檢。

使用飛書前,所有小組成員需在 Excel 上填寫相關信息,信息層層上交、匯總,部門逐級催辦,數據統計報告制作繁瑣,每次抽查,往往需要 1 整個工作日專人進行資料整理。

使用飛書后,團隊將抽檢工作通過飛書多維表格協作,使用表格分配任務、系統自動提醒還未提交的成員,數據分頭錄入、自動匯總,并能通過儀表盤實時展現數據洞察。

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類似的,通過多維表格搭建開票流程的協作工具,也讓西貝團隊每年省下 65 人·天。

西貝門店與客服中心的同事,經常遇到客戶補開發票的需求??蛻綦x店后需補開發票,無法按常規開票流程自助實現,往往需要客服、財務、門店多方協協助完成。

使用飛書前,客服或門店接到客戶特殊開票需求后,需與客戶人工收集相關信息;部分開票信息不規范、不全面,可能需要和顧客二次溝通,效率低下、影響顧客體驗;相關信息通過即時消息與財務溝通,無法清晰掌握開票進度,協作成本高;每次開票信息都需要財務系統中人工確認匹配,操作易出錯;

使用飛書后,客戶點擊客服提供的鏈接、或在門店掃碼,填寫飛書表單,可準確提交開票信息;系統自動通知財務同事處理開票;多維表格內自動根據客戶所在門店匹配對應開票信息,省去人工確認;客服完成開票后,系統自動提醒客服或門店辦結情況。從消費者到門店員工,再到總部客服、財務團隊,使用多維表格無縫連通,信息效率大大提高。

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用飛書搭建學習群,自動化沉淀組織洞察與思考

西貝倡導建設學習型組織,在高管團隊中建立“日清日高”學習群(今天完成的事情必須比昨天有提高,明天的目標必須比今天更高),鼓勵每位高管每日分享工作心得體會,并將內容匯總、沉淀西貝文化,持續擴大影響力。

使用飛書前,西貝需安排專人負責匯總群內消息,員工需逐條手工匯總,費時費力,資料沉淀在本地文件中,難傳播、檢索。

使用飛書后,飛書群內機器人可將群消息自動同步到多維表格中,并自動生成精致的畫冊視圖,員工打開多維表格可隨時查看最新分享內容,用工具固化文化,讓思考形成文化資產,實現企業文化的有效沉淀、落地,據統計,每年也可節省 23.5 人·天的人工摘錄、匯總時間。

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此外,西貝還在與飛書共創餐飲行業 OKR 最佳實踐,以 OKR 對齊核心團隊前進方向,確保戰略落地,探索 OKR 工作法的“西貝化”。


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上海智書企飛軟件技術有限公司
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